Bessere Agenturen

Die Welt für Agenturen ist schnell und komplex geworden. Diese Komplexität ist eine große Chance für Agenturen. Agile Prinzipien und Methoden helfen diese Chance zu nutzen. Sie machen die vier zentralen Bereiche einer Agentur – Kreation, Projektabwicklung, Mitarbeiter und Positionierung – zukunftsfähig.

Integrierte Kreation

Erfolgreiche Kommunikation ist multimedial: Als Kampagne, Plattform und Dialog. Klassisch, digital, mobil und sozial. Das erfordert von Agenturen die Fähigkeit, gute Ideen medienübergreifend zu entwickeln.

Erfolgreiche Kommunikation muss schnell reagieren. Soziales Feedback erfordert Antworten, Content muss an neue Entwicklungen angepasst werden. Die Reaktionsgeschwindigkeit von Kommunikation rückt den Mittelpunkt.

Herkömmliche Agenturabläufe liefern immer seltener beeindruckende Kreationsleistung und die erforderliche Reaktionsgeschwindigkeit. Agile Prinzipien und Methoden wie Scrum, Lean Startup, Customer Development und Innovative Gaming verbessern integrierte Kreativität und kommunikative Schnelligkeit.

Reibungslose Projektabwicklung

Voraussetzung für integriertes und schnelles Arbeiten ist der Einsatz interdisziplinärer Teams. Die Steuerung dieser Teams bedarf eines ausgewogenen Sets an Regeln. Sie müssen Innovation und Kreation fördern, Reibungsverluste minimieren, Änderungen schnell umsetzbar machen, aber auch Transparenz und Verlässlichkeit sicherstellen.

Sequentielles Abarbeiten – vom Planning über die klassische Kreation und digitalen Kreation zur Umsetzung – kommt heute an seine Grenzen. Permanente Änderungen – z.B. durch den Kunden – unter Zeitdruck sind mit dieser Vorgehensweise sehr schlecht umzusetzen.

Darunter leiden Verlässlichkeit, Reaktionsgeschwindigkeit und die kreative Qualität. Agile Methoden wie Scrum und Kanban sind ein Regelset, dass interdisziplinäres Arbeiten und die schnelle Reaktion auf Änderungen in den Mittelpunkt stellt.

Hohe Mitarbeiterzufriedenheit

Für Agenturen wird es zunehmend schwieriger, gute Mitarbeiter zu finden und diese langfristig zu binden. Das hierarchisch orientiere Führungssystem vieler Agenturen wird nicht mehr als sinnvoll wahr- und angenommen.

Agile Prinzipien ermöglichen eine Mitarbeiterführung über gemeinsame Ziele, eine strukturierte Stärkenentwicklung, Delegation und Feedback.

Erfolgreiche Kundenbeziehung

Die kreative Arbeit von Agenturen wird häufig vom Kunden nicht wertgeschätzt und als austauschbar angesehen. Die Picht-Zyklen werden kürzer, Aufträge immer projekthafter und der Preisdruck steigt. Eine Integration des Kunden in die Arbeit bzw. die Synchronisierung der Agentur- mit den Kundenprozessen kann die Position der Agentur strategisch deutlich verbessern.

Eine hohe Kundenähe und aufeinander abgestimmte Prozesse sind Kern agiler Methoden wie Scrum oder Kanban. Dadurch kann die Agentur Tagessätze verbessern, die Pitch-Zyklen verlängern und mehr Projekte je Kunde akquirieren.

Das Fundament

Agile Methoden sind vor über 15 Jahren in der IT entstanden. Sie sind die Antwort auf eine steigende Unsicherheit und Komplexität. Sie ermöglichen integrierte Ideen, machen Agenturstrukturen flexibel und Projekte und Kundenbeziehungen erfolgreich.

Agile Prinzipien

Es gibt eine Vielzahl von agilen Methoden. Alle basieren sie auf den gleichen Prinzipien:

Transparenz: Alle Informationen sind möglichst breit und schnell zugänglich. Dies geschieht insbesondere durch die Visualisierung von Arbeit auf Task Boards. Dadurch werden Probleme und Engpässe aber auch neue Optionen und Synergien schnell sichtbar.

Selbstorganisation: Fachlich gemischte Teams entscheiden selbstorganisiert, wie sie eine bestimmte Aufgabe lösen. Für diese Lösung übernehmen sie die Verantwortung. Dadurch steigt die Identifikation mit der Aufgabe. Die Folge ist eine wachsende Zufriedenheit mit der Arbeit und eine verbesserte Qualität der Ergebnisse.

Kurze Zyklen, schnelles Feedback: Ziel agilen Arbeitens ist es, in kurzen Zyklen möglichst fertige Arbeitsergebnisse zu erstellen. Diese werden im Projektverlauf iterativ weiterentwickelt. So werden Risiken verringert und Annahmen frühzeitig auf ihre Richtigkeit überprüft. Die Brauchbarkeit der Arbeitsergebnisse ist von Beginn an sichergestellt und unnötige Arbeiten werden vermieden.

Agile Ideenentwicklung

Die Stärke agiler Methoden kommt im Umfeld sogenannter „ungeordneter Aufgaben“ (es ist wenig vorab bekannt) am besten zur Geltung. Um innovative Lösungen zu entwickeln, lassen sie sich mit Ansätzen aus dem Lean Management kombinieren. Am bekanntesten ist der Lean Startup Ansatz zur schnellen Validierung von Geschäfts- und Kommunikationsideen.

Mit Agile Play werden spieltypische Elemente in den Ideenentwicklungsprozess integriert. Dies ermöglicht neue Sichten auf eine Aufgabenstellung. Ein weiteres Element ist der Customer Development Ansatz. Produkte und Kommunikationsideen werden basierend auf konkretem Kundenfeedback entwickelt, um mit schnell herauszufinden, was vom Endkunden angenommen wird.

Agiles Projekt: Scrum

Scrum (englisch „Gedränge“) ist die am häufigsten verwendete agile Methode. Mit Scrum lassen sich insbesondere integrierte Projekte sehr gut umsetzen. Scrum ist ein einfaches Regel-Set, das nur wenig vorschreibt. Das Projekt wird in Scrum in kurzen Zyklen, den sogenannten Sprints, erarbeitet.

Der Campain bzw. Product Owner gibt vor, was innerhalb der Kampagne oder der kommunikativen Aufgabenstellung zu erarbeiten ist. Das Team entscheidet selbständig, wie es die Aufgabe lösen will und präsentiert nach jedem Sprint (z.B. nach vier Tagen) das entsprechenden Ergebnisse.

Agile Konstanz: Kanban

Kanban (japanisch „Karte“) eignet sich sehr gut für wiederkehrende Kommunikationsaufgaben wie z.B. die regelmäßige Erstellung von Werbemitteln. Ziel von Kanban ist die Maximierung des Prozess-Outputs. Dazu werden die einzelnen Prozessschritte mit sogenannten Work-in-Progress-Limits belegt. Jeder Prozessschritt (z.B. Reinzeichnung) nimmt maximal eine bestimmte Anzahl Arbeitspakete an.

Der Ablauf folgt dem sogenannten Pull-Prinzip, bei dem sich Mitarbeiter je nach Auslastung selbstständig weitere Arbeitspakete aus dem vorausgehenden Prozessschritt ziehen. Durch diese Restriktionen wird der maximale Durchsatz des Gesamtprozesses erreicht, unnötiges Arbeiten auf Halde vermieden und mögliche Engpässe schnell identifiziert.

Agile Führung

Agile Führung – häufig auch Management 3.0 genannt – beschreibt einen systematischen Führungsstil mit agilen Prinzipien. Die Agenturführung erfolgt über gemeinsame Ziele und Werte. Im Mittelpunkt stehen Stärkenfokussierung, Delegation, Integration, Transparenz und Feedback.

Beispielsweise geschieht dies durch Integration von Mitarbeitern in strategischen Fragestellungen (Pitch-Teilnahme ja/nein) oder eine Mitarbeiterbewertung durch Kollegen statt durch Vorgesetzte („Peer2Peer-Assessments“).

Kundenintegration

Zur Verbesserung der Agenturposition gegenüber dem Kunden empfiehlt sich eine enge Verzahnung der gegenseitigen Arbeitsabläufe. An die Stelle der Vorstellung von Arbeitsergebnissen durch mehr oder weniger regelmäßige Schulterblick-Präsentationen tritt die strukturierte Kundenintegration in die Entwicklung der Kommunikation.

Zusätzlich synchronisiert sich die Agentur mit den Prozessen des Kunden (Freigaben, Gremien, Distribution und Nutzung der Kommunikationsmittel) und schafft dadurch Kontext-Wissen.

Dieses Wissen steigert den Nutzen und Mehrwert der Agentur für den Kunden. Gleichzeitig erzeugt die Integration gegenseitiges Verständnis und Respekt. Die Agentur wird dadurch weniger austauschbar und kann den gesamten Marketing-Mix beeinflussen. Die Kundenbeziehung wird nachhaltiger und die Anzahl der Projekte je Kunde steigt.

Unser Angebot

Agilität macht die vier zentralen Bereiche einer Agentur zukunftsfähig: Kreation, Projektabwicklung, Mitarbeiter und Positionierung. Wir unterstützen sie dabei. Durch Wissen, Coaching und konkrete Projektbegleitung.

Seminare: Agilität

In Zusammenarbeit mit dem GWA (Gesamtverband Kommunikationsagenturen) führen wir regelmäßig das Kompetenz-Seminar „agiles Projektmanagement“ durch. Den nächste Termin veröffentlichen wir rechtzeitig an dieser Stelle. Anmeldungen über den GWA

Workshops: Agilität

Agentur-individuell bieten wir folgende Workshop-Formate an:

agile agency: Was ist Agilität und wie machen agile Methoden Agenturen besser?
Inhalt: Überblick über agile Methoden und Anwendbarkeit für die eigene Agentur.
Zielgruppe: Geschäftsführung und Leitungsebene.
Dauer: ein halber Tag.

agile team workshop: Bessere GF-Team-Ergebnisse durch agile Methoden.
Inhalt: konkrete Anwendung von agilen Techniken für die Geschäftsführung/Leitungseben. Häufig parallel zur Einführung von Scrum auf Projektebene.
Zielgruppe: Geschäftsführung und Leitungsebene.
Dauer: ein halber Tag.

agile idea: Integrierte Ideen für komplexe Aufgaben.
Inhalt: Anwendung von agilen Methoden wie Lean Startup, Agile Play und Customer Development für eine konkrete Kundensituation (z.B. Pitch).
Zielgruppe: GF Kreation, GF Beratung, Group-Heads, Planner, CDs und Pitch-/Kunden-Team.
Dauer: je nach Aufgabenstellung.

agile leadership: Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch agile Führung.
Inhalt: Anwendung von agilen Methoden wie Delegation Poker und Peer2Peer-Assessments für eine konkrete Agentursituation.
Zielgruppe: GFs, Personalleitung.
Dauer: je nach Aufgabenstellung.

agile customer integration: Optimierung der Agenturposition durch Kundenintegration und Synchronisation.
Inhalt: Anwendung von agilen Methoden zur Kundenintegration für eine konkrete Agentursituation.
Zielgruppe: GFs, Group-Heads.
Dauer: je nach Aufgabenstellung.

Einführung: Scrum/Kanban

Wir führen gemeinsam mit der Agentur Scrum und/oder Kanban ein:

Hierzu analysieren wir gemeinsam mit der Geschäftsführung und den Group-Heads die Ziele, die Arbeitsabläufe, wählen das (Pilot-)Team aus, bestimmen die Rollenverteilung und planen die Einführung sorgfältig.

In einem 2tägigen Workshop mit den Teams schulen wir alle Projektmitglieder auf agile Abläufe und Regeln und erarbeiten zusammen nach diesen Regeln die ersten konkreten Projektergebnisse.

Danach begleiten wir das Projekt in der Anfangsphase. Häufige Probleme werden dadurch vermieden und die Effizienz agiler Methoden kann sofort voll ausgeschöpft werden.

Ressourcen

Wenn eine Agentur agil arbeiten möchte und zudem bestimmte Ressourcen benötigt, bieten wir agil erfahrene und fachlich exzellente Unterstützung an. Punktuell oder als gesamtes Team:

• Projekt Management,
• Kreation,
• Konzeption,
• UX/IA oder
• Programmierung

Über uns

Wir - Ingo Husmann und Dominik Plettner - haben die eine Hälfte unseres beruflichen Lebens in Agenturen verbracht. Die andere Hälfte in Unternehmensberatungen für digitale Kommunikation, Change Management und Strategie.

portrait

Wir haben viele Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen kennengelernt von Automotive, FMCG, Financial Services, Media, Retail bis IT. Wir kennen sowohl Netzwerkagenturen, als auch kleine, mittlere und große Kreativ-und Digitalagenturen mit ihren jeweiligen Bedürfnissen.

Wir kommen aus der Beratung/Etatdirektion und der Kreation/Konzeption. Wir sind ausgebildet in Scrum (Product Owner, Scrum Master) und Kanban für Projektleiter.

Wir haben agileagency gegründet, da wir glauben, dass komplexe Zeiten eine große Chance für Agenturen sind. Agilität macht die vier zentralen Bereiche einer Agentur – Kreation, Projektabwicklung, Mitarbeiter und Positionierung – zukunftsfähig und Agenturen dadurch besser und erfolgreicher.

Kontakt

Wir freuen uns über Ihre Fragen und Anregungen. Füllen Sie einfach unser Kontaktformular aus und wir melden uns umgehend bei Ihnen.

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